Oman arkiston järjestäminen

Kotiarkiston järjestäminen on tärkeää, jotta aineisto on helposti löydettävissä ja säilyy hyvässä kunnossa. Järjestelyyn on olemassa monia erilaisia tapoja, mutta tärkeintä on valita tapa, joka toimii sinulle parhaiten.

Hahmottele ensin ns. arkistokaava. Se voi olla kaikessa yksinkertaisuudessaan esimerkiksi seuraava:

A Kirjeet

B Virkatodistukset

C Muistiinpanot

D Lehtileikkeet

E Kortit

F Perukirjat

G Koulutodistukset

Tämän jälkeen tarvitset arkistoluettelo. Arkistoluettelo on arkistokaavaan perustuva aineistoluettelo. Luetteloon tuodaan tieto arkistoitavista ja pitkään säilytettävistä asiakirjoista.  Luettelo tarvitaan osoittamaan, mitä aineistoa arkistoon kuuluu ja mikä on sen järjestys. Arkistoluettelo palvelee sekä aineiston fyysistä hallintaa että tietopalvelua. Luettelon tarkoitus on arkiston järjestyksen ja tietosisällön osoittaminen niin, että asiakirjat löytyvät ja asiakirjojen tietosisältö käy selkeästi ilmi. 

Arkistoluettelo voisi em. arkistokaavan perusteella olla vaikkapa kohdassa A seuraava:

A

I - Elmerin -sedän kirjeet 1919-1944

II - Tuula -tädin kirjeet 1950-1989

III - Teuvo -isän kirjeet 1969-2019

Tämän jälkeen kirjeet laitetaan siististi arkistokansioon ja erotetaan toisistaan suojalehdillä. Muista myös irrottaa papereista liittimet tai kuminauhat, jos materiaalissa sellaisia on ollut. Ne voivat pitkällä aikavälillä vaurioittaa papereita.

Oman sukututkimusarkistojen järjestäminen tärkeää. Järjestämistyön ansiosta asiakirjat ovat löydettävissä ja käytettävissä tehokkaasti. Ne myös säilyvät mahdollisimman pitkään. Järjestetyn arkiston luovuttaminen on myös paljon helpompaa kuin epämääräisten paperikasojen!

Yksityiskohtaisia ohjeita arkiston järjestämiseen löydät mm. Kansallisarkistolta.

Kuva - dream.ai tekoäly