Sukuyhdistyksen arkistoinnista pari sanaa

Arkistointi on tärkeä osa organisaation toimintaa, olipa kyseessä sitten yritys tai järjestö. Se varmistaa, että tärkeät asiakirjat säilyvät tuleville sukupolville ja että päätöksenteko perustuu luotettavaan tietoon. Mutta mitä arkistointi oikeastaan tarkoittaa ja miten se tulisi tehdä? Tässä blogipostauksessa pureudumme arkistoinnin saloihin ja annamme käytännön vinkkejä onnistuneeseen arkistointiin.

Miksi arkistoidaan?

Arkistojen asiakirjat ovat arvokkaita vanhoja asioita selvitettäessä ja tietoja etsittäessä. Ne ovat korvaamattomia lähteitä historiantutkimuksessa ja voivat auttaa selvittämään esimerkiksi eläke- ja ikälisiin liittyviä asioita. Arkisto on paitsi organisaation myös kansakunnan muisti.

Mitä arkistoidaan?

Arkistoidaan pääsääntöisesti organisaation itse tuottamat asiakirjat, kuten pöytäkirjat, toimintakertomukset, kirjeenvaihto, sopimukset, valokuvat ja tallenteet. Kaikki asiakirjat ennen vuotta 1920 sekä kriisi- ja poikkeusaikojen asiakirjat säilytetään aina.

Mitä ei tarvitse säilyttää?

Kaikkea ei tarvitse säilyttää. Esimerkiksi saapuneet kiertokirjeet, tiedotteet, mainokset ja tiliotteet voi yleensä hävittää.

Miten ja mihin arkistoidaan?

Arkistointiin on tärkeää valita kuiva, puhdas ja paloturvallinen tila. Asiakirjat säilytetään arkistokelpoisissa kansioissa ja laatikoissa, joista on poistettu klemmarit, teipit ja muut haitalliset materiaalit. Valokuvat, ääni- ja kuvatallenteet sekä sähköiset asiakirjat vaativat erityistä huomiota arkistoinnissa.

Vanhat asiakirjat päätearkistoon

Vanhat asiakirjat voidaan siirtää päätearkistoon, kuten yksityiseen keskusarkistoon tai maakunta-arkistoon. Nämä arkistot tarjoavat ammattimaiset puitteet asiakirjojen säilytykselle ja tutkimukselle.

Arkistointi on investointi tulevaisuuteen. Se auttaa säilyttämään organisaation historian ja tiedon sekä tukee päätöksentekoa ja toimintaa. Panostamalla arkistointiin varmistat, että tieto säilyy ja on käytettävissä myös tulevaisuudessa.

Lisätietoja:

Yksityiset keskusarkistot: www.yksityisetkeskusarkistot.fi

Arkistolaitoksen päätös arkistokelpoisista materiaaleista: http://www.arkisto.fi/fi/arkistokelpoisuusluettelo-2011/

Tärkeää:

Arkistointi on jatkuva prosessi, joka vaatii säännöllistä huomiota.

Kysy tarvittaessa neuvoa arkistoinnin ammattilaisilta.

Toivottavasti tämä blogipostaus on auttanut sinua ymmärtämään arkistoinnin merkityksen ja antanut käytännön vinkkejä arkistointiin. Muista, että hyvin hoidettu arkisto on arvokas voimavara organisaatiolle!